Algemene voorwaarden voor dienstverlening
Actigence Management Consulting BV
Tervuren, Belgium
btw BE 0799.124.206 · RPR Leuven (RPM Louvain)
[email protected]
Versie van 9 juli 2026. Wijzigingen gelden enkel voor opdrachten die na de bekendmaking ervan worden gesloten.
Deze voorwaarden gelden voor al onze adviesopdrachten; de Opdrachtbrief beschrijft uw project.
1. Voorwerp, definities en toepassingsgebied
1.1. Deze algemene voorwaarden regelen de managementadviesdiensten die Actigence Management Consulting BV (“Actigence”, “wij”) levert: organisatietransformatie, strategie- en organisatieadvies, coaching van bedrijfsleiders, leiding en begeleiding van programma's, alsook elke aanverwante dienst.
In deze voorwaarden wordt verstaan onder de “Klant”: de professionele opdrachtgever die de dienst bestelt; onder de “Opdracht”: het geheel van de overeengekomen diensten; onder de “Opdrachtbrief”: de aanvaarde offerte of de ondertekende brief die omvang, deliverables, planning en erelonen beschrijft.
1.2. Onze diensten zijn uitsluitend bestemd voor professionele klanten (B2B).
1.3. Deze voorwaarden worden bij elke offerte gevoegd; de Klant erkent ze uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst te hebben ontvangen en aanvaard. Zij hebben voorrang op de aankoopvoorwaarden van de Klant, behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke afwijking van onze kant. Bij tegenstrijdigheid heeft de Opdrachtbrief voorrang.
1.4. Wanneer de Opdracht tot stand komt via een contractuele partner van de Klant (adviesvennootschap, aankoopcentrale of tussenpersoon), hebben de bijzondere voorwaarden van die overeenkomst voorrang en gelden deze voorwaarden aanvullend.
2. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
Onze offertes zijn dertig kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld. De Opdracht komt tot stand door de ondertekening van de Opdrachtbrief, door de schriftelijke aanvaarding van onze offerte (ook per e-mail) of door elk begin van uitvoering op verzoek van de Klant.
3. Aard van onze verbintenissen
3.1. Onze verbintenissen zijn middelenverbintenissen. Onze analyses en aanbevelingen worden met professionalisme opgesteld; de beslissingen, de uitvoering ervan en de gevolgen ervan vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de Klant, en wij treden niet in de plaats van zijn beslissingsorganen.
3.2. Wij baseren ons hoofdzakelijk op de gegevens, documenten en verklaringen die de Klant en zijn adviseurs aanleveren, zonder verplichting om de juistheid of volledigheid ervan onafhankelijk te controleren. De Klant waarborgt dat hij gerechtigd is ze aan ons mee te delen en dat het gebruik ervan voor de Opdracht geen enkel recht van derden schendt.
3.3. Onze diensten vormen geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig, financieel, medisch of regelgevend advies. De Klant steunt op zijn eigen gekwalificeerde adviseurs om de toepasselijke wettelijke en regelgevende vereisten te bepalen en zijn conformiteit te waarborgen, in voorkomend geval onder meer inzake productie, vrijgave van producten en geneesmiddelenbewaking.
4. Onafhankelijkheid, partners en concurrenten
4.1. Wij treden op als zelfstandige dienstverlener, zonder enige band van ondergeschiktheid. Wij kunnen gekwalificeerde partners of onderaannemers bij de Opdracht betrekken, onder onze verantwoordelijkheid en gebonden door dezelfde vertrouwelijkheidsverbintenissen.
4.2. De Klant erkent dat wij klanten mogen bedienen die zijn concurrenten zijn of waarvan de belangen van de zijne afwijken, met strikte inachtneming van ieders vertrouwelijkheid en zonder dat wij hem daarvan op de hoogte moeten brengen. Geen enkele Opdracht houdt exclusiviteit in, behoudens uitdrukkelijk en vergoed beding in de Opdrachtbrief.
5. Medewerking van de Klant
De Klant verleent tijdig toegang tot de nodige informatie, systemen en contactpersonen en voert de validaties uit binnen redelijke termijnen. Elke vertraging of tekortkoming die aan de Klant toerekenbaar is, kan na kennisgeving leiden tot een aanpassing van de planning en van de erelonen.
6. Erelonen, kosten en prestatieoverzichten
6.1. De diensten worden gefactureerd op basis van de bestede tijd, tegen het in de Opdrachtbrief overeengekomen dagtarief, of forfaitair wanneer dit uitdrukkelijk is overeengekomen. Diensten van minder dan één dag worden gefactureerd tegen het uurtarief bepaald in de Opdrachtbrief of, bij gebreke daarvan, pro rata van het dagtarief.
6.2. Tenzij anders overeengekomen, zijn de voor de Opdracht gemaakte kosten niet in de erelonen begrepen; zij worden doorgerekend tegen de werkelijke kostprijs op basis van bewijsstukken of volgens de overeengekomen barema's (onder meer kilometervergoeding en overnachtingen). Voor Opdrachten van meer dan twaalf maanden kunnen de tarieven eenmaal per jaar worden herzien, mits schriftelijke kennisgeving dertig dagen vooraf.
6.3. Bij gebreke van schriftelijke en gemotiveerde betwisting binnen vijftien kalenderdagen na verzending worden de overzichten van gepresteerde dagen, behoudens tegenbewijs, geacht te zijn aanvaard; zij dienen als basis voor de facturatie.
7. Facturatie, betaling en betwisting
7.1. Tenzij anders vermeld, worden de diensten maandelijks gefactureerd, na vervallen termijn. De facturen zijn betaalbaar per overschrijving op de rekening vermeld op de factuur, met de vermelde mededeling, op de aangegeven vervaldag (standaard: 45 dagen na factuurdatum).
7.2. Voor btw-plichtige klanten gevestigd in een andere lidstaat van de Europese Unie is de btw verschuldigd door de afnemer: btw verlegd (art. 196 richtlijn 2006/112/EG).
7.3. Elke betalingsachterstand brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling het volgende mee:
- een verwijlinterest tegen de referentie-interestvoet van de ECB, vermeerderd met acht procentpunten en afgerond tot het hogere halve procentpunt (art. 5 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, gewijzigd door de wet van 14 augustus 2021);
- een forfaitaire vergoeding van 40 € voor invorderingskosten;
- een redelijke schadeloosstelling voor alle andere gemaakte invorderingskosten.
Elk bedrag dat wij aan de Klant verschuldigd zouden zijn, brengt interest op tegen dezelfde voorwaarden. Bij niet-betaling kunnen wij de diensten opschorten nadat een schriftelijke kennisgeving gedurende acht dagen zonder gevolg is gebleven, en worden onze vorderingen onmiddellijk opeisbaar.
7.4. Bij gebreke van schriftelijke en gemotiveerde betwisting binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst wordt een factuur, behoudens tegenbewijs, geacht te zijn aanvaard. Het niet-betwiste gedeelte blijft verschuldigd op de vervaldag.
8. Annulering, uitstel en opzegging
8.1. Gereserveerde dagen die de Klant minder dan vijf werkdagen vooraf annuleert of uitstelt: factureerbaar tegen 50 %. Minder dan twee werkdagen vooraf: tegen 100 %, met een maximum van vijf dagen. De annulering is kosteloos indien de dag binnen dertig dagen opnieuw wordt gereserveerd en gepresteerd.
8.2. Elke partij kan een lopende Opdracht opzeggen met inachtneming van een schriftelijke opzegtermijn van dertig dagen. De diensten verricht tot het einde van de opzegtermijn en de verbintenissen tegenover derden die niet kunnen worden geannuleerd, blijven verschuldigd.
9. Vertrouwelijkheid
9.1. Elke partij houdt de niet-publieke informatie die zij van de andere partij ontvangt vertrouwelijk, tijdens de Opdracht en gedurende vijf jaar na het einde ervan; bedrijfsgeheimen blijven zonder beperking in de tijd beschermd. Dit geldt niet voor informatie die publiek is, al rechtmatig bekend was, onafhankelijk werd ontwikkeld of waarvan de bekendmaking door de wet of een overheid wordt vereist.
9.2. Op schriftelijk verzoek van de Klant geven wij de vertrouwelijke informatie die niet langer nodig is terug of vernietigen wij ze, onder voorbehoud van onze wettelijke archiveringsverplichtingen.
10. Referenties en communicatie
10.1. Geen van de partijen vermeldt de naam, het merk of de bijdrage van de andere partij in externe communicatie (persberichten, websites, offertedocumenten, regulatoire dossiers, pers, analisten) zonder haar voorafgaande schriftelijke toestemming. De Klant verbindt zich ertoe elk referentieverzoek dat wij aan het einde van de Opdracht formuleren te goeder trouw te onderzoeken.
10.2. Elke externe verspreiding van de deliverables door de Klant gebeurt zonder verwijzing naar Actigence en onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid.
11. Intellectuele eigendom
11.1. De Klant verkrijgt, bij volledige betaling van de erelonen, een niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie voor intern gebruik op de deliverables die in het kader van de Opdracht voor hem zijn opgesteld.
11.2. Onze methoden, knowhow, modellen, tools en materialen, of ze nu aan de Opdracht voorafgaan dan wel naar aanleiding ervan zijn ontwikkeld, blijven onze exclusieve eigendom en bevatten geen vertrouwelijke informatie van de Klant. De Klant verbindt zich ertoe er geen toegang toe te verlenen aan derden, met inbegrip van zijn tussenpersonen en dienstverleners, en er geen reverse engineering van toe te laten; elke deliverable die aan een gemachtigde derde wordt meegedeeld, wordt er vooraf van ontdaan.
11.3. Het staat ons vrij de opgedane ervaring en algemene kennis te hergebruiken, met uitsluiting van elke vertrouwelijke informatie van de Klant.
12. Deliverables
De deliverables worden geleverd in de staat waarin zij zich op de datum van oplevering bevinden, zonder uitdrukkelijke of impliciete garantie buiten die welke de wet dwingend voorschrijft. Behoudens andersluidend beding in de Opdrachtbrief staan wij niet in voor onderhoud of updates; de Klant is verantwoordelijk voor de eindvalidatie, de implementatie en het gebruik ervan in zijn omgeving.
13. Aansprakelijkheid
13.1. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot de bewezen directe schade en, voor alle schadegevallen samen, tot het totaal van de erelonen gefactureerd voor de betrokken Opdracht. Geen van de partijen is aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder verlies van winst, exploitatie, gegevens of opportuniteiten, of reputatieschade.
13.2. Niets beperkt onze aansprakelijkheid in geval van opzet of zware fout, in geval van overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door onze fout, of wanneer de beperking de Opdracht van haar inhoud zou beroven.
13.3. Indien wij, zonder zelf partij te zijn, worden opgeroepen om deel te nemen aan een gerechtelijke, administratieve, regelgevende of arbitrale procedure die verband houdt met de activiteiten van de Klant of met de Opdracht, neemt de Klant onze redelijke kosten ten laste. Deze omvatten de advocatenkosten en de bestede tijd, gefactureerd tegen het toepasselijke dagtarief.
14. Niet-afwerving
Tijdens de Opdracht en gedurende twaalf maanden na het einde ervan onthoudt de Klant zich ervan de consultants of partners van Actigence die bij de Opdracht betrokken waren af te werven of in dienst te nemen, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming. Spontane sollicitaties en reacties op gepubliceerde vacatures vallen hier niet onder. Elke schending geeft aanleiding tot een forfaitaire vergoeding van dertig dagen tegen het toepasselijke dagtarief, die overeenstemt met de voorzienbare schade, behoudens bewijs van een grotere schade.
15. Anticorruptie en internationale sancties
15.1. Elke partij leeft de toepasselijke wetgeving na inzake de bestrijding van corruptie, ongeoorloofde beïnvloeding en witwassen, alsook de internationale sanctieregimes, en verklaart over evenredige preventiepraktijken te beschikken. Geen van de partijen biedt of aanvaardt een ongeoorloofd voordeel, rechtstreeks noch onrechtstreeks.
15.2. De Klant kan de naleving van deze verbintenissen verifiëren via een omkaderde documentaire audit: met redelijke schriftelijke voorafgaande kennisgeving, in een vergaderzaal, in onze aanwezigheid, zonder toegang tot onze informatiesystemen, tot gegevens over andere klanten of tot onze interne financiële gegevens (met inbegrip van tijdsregistraties en de elementen van de berekening van onze prijzen).
16. Verzekering, verjaring en minnelijke regeling
Wij sluiten een verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid af; een attest is op verzoek verkrijgbaar. Elke vordering met betrekking tot een Opdracht verjaart, voor elke partij, twee jaar na het feit dat er aanleiding toe geeft. Vóór elke vordering zoeken de partijen te goeder trouw naar een minnelijke oplossing, zo nodig via bemiddeling.
17. Gegevensbescherming
Wij verwerken professionele contactgegevens overeenkomstig de AVG, uitsluitend met het oog op de uitvoering van de Opdrachten en het beheer van de contractuele relatie. De details staan in ons privacybeleid.
18. Overmacht
Geen van de partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming veroorzaakt door een geval van overmacht; de getroffen verbintenissen worden opgeschort. Duurt de gebeurtenis langer dan zestig dagen, dan kan elke partij de Opdracht zonder vergoeding beëindigen; de verrichte diensten blijven verschuldigd.
19. Diverse bepalingen
De nietigheid van een beding tast de overige bedingen niet aan; het nietige beding wordt vervangen door een geldig beding met gelijkwaardige werking. Het niet-uitoefenen van een recht geldt niet als afstand ervan. De overeenkomst kan niet worden overgedragen zonder schriftelijke toestemming. De artikelen 9 tot 16 en 20, alsook elk beding dat naar zijn aard bestemd is om na het einde van de overeenkomst uitwerking te hebben, blijven gelden na het einde van de Opdracht, ongeacht de oorzaak ervan.
20. Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank en taal
Deze voorwaarden en de Opdrachten die zij regelen, worden beheerst door het Belgische recht. Elk geschil behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven; Actigence kan evenwel ook een vordering instellen voor de rechtbanken van de zetel van de Klant. Bij verschillen tussen de Franse, Nederlandse en Engelse versie heeft de Franse versie voorrang.