Privacybeleid

Actigence Management Consulting BV
Tervuren, Belgium
btw BE 0799.124.206 · RPR Leuven (RPM Louvain)
[email protected]

Versie van 9 juli 2026.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Actigence Management Consulting BV (“Actigence”, “wij”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze site en in het kader van onze adviesopdrachten worden verzameld. Onze activiteit vereist niet dat een functionaris voor gegevensbescherming wordt aangesteld en wij hebben er geen aangesteld; uw contactpunt is [email protected].

2. Betrokkenen, gegevens en doeleinden

Het betreft: prospecten, contactpersonen bij onze klanten en partners, alsook de personen van wie gegevens voorkomen in de documenten die onze klanten ons voor een opdracht bezorgen. De gegevens zijn afkomstig van u, van uw organisatie of van publieke professionele bronnen (website, LinkedIn). Dit beleid geldt als kennisgeving aan deze personen. Wij verwerken professionele contactgegevens (naam, functie, contactgegevens, correspondentie) voor drie doeleinden:

de voorbereiding en de uitvoering van onze adviesopdrachten: gerechtvaardigd belang wanneer onze klant een rechtspersoon is waarvan u de contactpersoon bent, uitvoering van de overeenkomst wanneer u onze klant bent;
de facturatie en de boekhouding: wettelijke verplichtingen;
het beheer van de commerciële relatie, met inbegrip van gematigde B2B-prospectie en de beantwoording van aanvragen via het contactformulier: gerechtvaardigd belang.

Wij verzamelen niet doelbewust gevoelige gegevens; indien opdrachtdocumenten incidenteel dergelijke gegevens bevatten, blijft de verwerking ervan beperkt tot het strikt noodzakelijke, in alle vertrouwelijkheid. Wij doen niet aan profilering en nemen geen geautomatiseerde beslissingen.

3. Cookies

Deze site gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke technische cookies: session_id (behoud van de sessie, één week) en frontend_lang (gekozen taal, één jaar). Er worden geen andere cookies geplaatst; er zijn geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Mochten er tools voor bezoekersmeting worden toegevoegd, dan zou dit beleid vooraf worden aangepast en zou een toestemmingsbanner worden ingevoerd.

4. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden nooit verkocht. Zij worden enkel gedeeld met de dienstverleners die noodzakelijk zijn voor onze activiteit: hosting en beheer van onze systemen, accountant en platform voor de uitwisseling van boekhouddocumenten, kantoor- en communicatietools. Elk van hen is contractueel tot vertrouwelijkheid gehouden en handelt uitsluitend op onze instructies.

5. Doorgiften buiten de Europese Unie

Wij geven de voorkeur aan hosting en dienstverleners gevestigd in de Europese Unie. Wanneer een doorgifte buiten de EU onvermijdelijk is, wordt zij omkaderd door passende waarborgen in de zin van de AVG, met name de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

De contractuele en boekhoudkundige documenten worden bewaard gedurende de Belgische wettelijke termijnen (zeven tot tien jaar). De opdrachtdossiers worden bewaard tot tien jaar na het einde van de opdracht (contractuele verjaring) en daarna verwijderd, tenzij eerder met de klant een teruggave of vernietiging is overeengekomen. Prospectiegegevens worden maximaal drie jaar na het laatste contact bewaard; contactaanvragen zonder verder gevolg worden na één jaar verwijderd. De technische logbestanden van de site worden hoogstens twaalf maanden bewaard.

7. Beveiliging

Wij passen evenredige technische en organisatorische maatregelen toe: versleuteling van de verbindingen, toegangscontrole, back-ups, beveiligingsupdates en scheiding van de omgevingen. Bij een incident dat uw gegevens treft, zouden wij u daarover informeren overeenkomstig de AVG.

8. Uw rechten

U beschikt over de rechten van inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, onder de voorwaarden van de AVG. U kunt zich met name te allen tijde, kosteloos en zonder motivering, verzetten tegen onze prospectie, met een eenvoudige e-mail. Verzoeken richt u aan [email protected]; wij antwoorden binnen een termijn van één maand, die voor complexe verzoeken met twee maanden kan worden verlengd. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (autoriteprotectiondonnees.be) of, in Frankrijk, bij de CNIL (cnil.fr).

9. Actualisering

Dit beleid kan worden bijgewerkt; de geldende versie wordt gepubliceerd op actigence.eu/privacy. Onze algemene voorwaarden zijn beschikbaar op actigence.eu/terms.